Probablemente ya has notado que cada vez más empresas y organismos públicos están adoptando formas digitales de firmar documentos. Pero ¿por qué ocurre esto?

La firma digital facilita la aceptación y la comprobación de esa aceptación en documentos, PDFs y contratos. Hoy en día, incluso la utilizan instituciones educativas para acreditar la recepción y la autenticidad de exámenes.

Descubre a continuación por qué este medio electrónico de firma de documentos se utiliza tanto.

#1 Archivo digital de documentos

En general, las plataformas de firma digital facilitan la firma y la recogida de documentos, además de almacenar de forma segura los archivos firmados en tu cuenta.

En el caso de Autentique, garantizamos el almacenamiento de tus documentos durante un periodo de tiempo razonable incluso después del cierre o la desactivación de tu cuenta (para más información, consulta nuestros términos de uso).

#2 Reduce el riesgo de desgaste, pérdida o daños en los documentos

Cuando los documentos se almacenan en ubicaciones físicas, pueden sufrir daños. Además, con el tiempo, la tinta del documento puede desgastarse, omitiendo partes del contrato y posibilitando modificaciones indebidas. Al conservar estos documentos en formato digital, este riesgo se reduce.

#3 Aporta mayor legitimidad

La firma digital de documentos cuenta con capas de seguridad que registran información importante sobre el proceso, como la identificación de los firmantes y el historial de la firma.

Estos recursos contribuyen a la fiabilidad del documento y acercan la experiencia a los procedimientos tradicionales de formalización.

#4 Elimina gastos de desplazamiento y aumenta la practicidad

El uso de la firma digital reduce la necesidad de desplazamientos o de contratar servicios para la recogida de firmas, disminuyendo costes.

Además, aumenta la practicidad, ya que la firma puede realizarse online y en tiempo real. En cuestión de minutos, envías tu documento y solicitas la firma. En cuanto se firma, recibes una notificación.

#5 Puede hacerse a cualquier hora

Con la firma digital de documentos, no necesitas recurrir a terceros ni desplazarte para recoger firmas. Como el proceso se realiza online, la firma puede completarse cualquier día y a cualquier hora. En consecuencia, no dependes del horario de apertura de las notarías ni del horario comercial para aceptar ese documento importante.

#6 Menor riesgo de impugnación de la firma

Autentique ofrece capas de protección para tu firma digital que facilitan la comprobación de la aceptación.

Una de estas capas es, por ejemplo, la recopilación de información como dirección IP, geolocalización, datos del navegador, datos del dispositivo y cookies de seguimiento con fines antifraude.

¿Y los motivos para no usar la firma digital de documentos?

No lo sabemos. Hasta hoy no hemos encontrado ninguno :)

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